في ظل التطورات السريعة التي تشهدها منظماتنا العربية، لم تعد وظيفة السكرتارية أو إدارة المكاتب، من الوظائف التي يمكن أن تُكتسب فقط بالممارسة أو التجربة، بل أن طبيعة الظروف والمواقف التي يتعرض لها القائمون بهذه الوظيفة الحيوية جعلت من الضروري تطويرهم وتدريبهم بشكل مستمر.
ويغطي هذا البرنامج مهارات القراءة السريعة واستخدام قدرات العقل بما تمكن المشارك من استيعاب وقراءة أكبر كم ممكن من المراسلات التي يستقبلها يومياً، بل واستخدام الاساليب والادوات الحديثة التي تمكنه من الاحتفاظ بها في ذاكرته أكبر فترة ممكنة مثل الخرائط الذهنية. مروراً بمهارات التعامل مع كافة الأطراف المختلفة من زائرين وزملاء ورؤساء ومرؤوسين، وكذلك مهارات ادارة الوقت والاجتماعات وادارة الضغوط وغيرها من المهارات الإدارية الضرورية لتلك الوظيفة الحيوية، والتي تضمن لكل من يكتسبها أن يتحول عمله من عمل روتيني مسبب للضغوط والملل الى عمل ابداعي ايجابي مؤثر في الآخرين.
العاملون في مجال السكرتارية وإدارة مكاتب الإدارة العليا.
زيادة معارف وقدرات ومهارات المشاركين اللازمة لفهم وتطبيق الاتجاهات الحديثة المرتبطة بممارسة أعمالهم بما يساعد على تحسين الأداء.
بعد الانتهاء من هذا البرنامج التدريبي سوف يكون المشارك قادرا على:
- استيعاب الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة السكرتارية وادارة المكاتب
- اتقان استخدام اساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات
- التواصل بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع السكرتارية ومديري المكاتب
- ادارة وقته وتنظيم الأعمال باستخدام أفضل الاساليب الإدارية
- تخطيط وإدارة الإجتماعات بكفاءة وفاعلية
- التعامل بايجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل السكرتارية ومديري المكاتب
- أبعاد العملية الإدارية في المنظمات الحديثة
- مفاهيم السكرتارية الحديثة وأهميتها في المنظمة .
- مهام السكرتارية الحديثة .
- العلاقات بين العاملين بالسكرتارية وإدارة المكاتب والنشاطات الأخرى بالمنظمة
- المهارات اللازمة للعاملين في السكرتارية وإدارة المكاتب
- مهارات الاتصال
- الكتابي
- اللفظي
- غير اللفظي
- مهارة القراءة السريعة و تطوير قدرات العقل و الذاكرة
- مهارات التحدث والإنصات
-
المهارات السلوكية في التعامل مع الأخرين:
- من داخل المنظمة
- من خارج المنظمة
- زوار مكاتب الإدارة العليا
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت
- مهارات الإعداد للاجتماعات والمؤتمرات
- مهارات العرض للمذكرات والدراسات
- مهارات كتابة التقارير الإدارية بواسطة مدراء المكاتب
- طرق ووسائل الفهرسة والتصنيف والحفظ والترقيم والاسترجاع للمعلومات والوثائق .
- المراسلات الواردة والصادرة
- الخطابات والفاكسات
- البريد الإلكتروني
- أهمية تقليص الأعمال الورقية
- معالجة البيانات إلكترونيا
- تطبيقات تكنولوجيا المعلومات
- استخدام الحاسوب في أعمال السكرتارية ومدراء المكاتب
- استخدام الإنترنت في أعمال السكرتارية ومدراء المكاتب
- كيفية مواجهة ضغوط العمل